Unsere Besprechungsraum vorbereiten Checkliste!

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Egal ob in Form von Seminaren, Workshops oder Tagungen – Besprechungen sind ein wichtiger Bestandteil des Arbeitslebens. Da hierbei die Vorbereitungen das A und O für produktive Meetings sind, fassen wir für Euch die wichtigsten Punkte noch einmal in unserer Besprechungsraum vorbereiten Checkliste zusammen. Von der technischen Ausstattung, über die Verpflegung bis hin zur richtigen Bestuhlung des Raumes – es gibt viele Faktoren zu beachten, um die Besprechung erfolgreich zu gestalten.

Schritt für Schritt zum perfekten Meeting

  • Kreativtechniken und Arbeitsmaterialien

Besonders wichtig bei der Meeting-Vorbereitung sind neben der technischen Ausstattung auch die Visualisierungsmöglichkeiten, um Ideen und Ergebnisse festzuhalten. Dazu bieten sich besonders gut Whiteboards, Flipcharts oder Pinnwände an, aber auch eigene Arbeitsmaterialien und Stifte für die einzelnen Teilnehmenden sind hierfür hilfreich.

  • Snacks und Getränke

Um kreativ und konzentriert arbeiten zu können, sind zudem ausreichend Getränke und gesunde Snacks, wie beispielsweise Obst, sehr wichtig. Vor allem bei länger andauernden Meetings sollten hierzu ausreichend Pausen einplant werden, um Motivation und Aufmerksamkeit zu erhalten.

  • Belüftung und Tageslicht

Ebenso sollte eine gute Belüftung, gegebenenfalls Kühlung oder Heizung und ausreichende Helligkeit im Meetingraum gewährleistet sein, um für ein gutes Arbeitsklima zu sorgen. Falls Präsentationen angedacht sind, ist auch eine Verdunklungsmöglichkeit von Vorteil, um vor direkter Sonneneinstrahlung zu schützen.

  • Akustik und Störgeräusche

Außerdem ist auch die Akustik im Raum, sowie die Vermeidung von Störungen durch äußere Geräusche wichtig für eine angenehme Besprechung. Diese Punkte sollten unbedingt bei der Wahl des Raumes beachtet und im Voraus überprüft werden.

  • Verschiedene Bestuhlungsformen

Je nach Anlass bieten sich verschiedene Räume und Bestuhlungsformen besser oder schlechter an. Hierbei kommt es neben der Anzahl der Teilnehmenden vor allem auch auf die Zielsetzung des Meetings an. Liegt der Fokus der Besprechung auf Präsentationen und Diskussionen? Dann bietet sich die Bestuhlung in Form eines „U“ besonders gut an, da alle Teilnehmenden so einen guten Blick auf das entsprechende Medium haben. Zum Anlass eines Seminars oder eines Arbeitsmeetings, trägt eine Blocktafel zur besseren Kommunikation untereinander bei.

  • Externen Besprechungsraum mieten

Für den Fall, dass kein geeigneter Raum vorhanden ist, sollte man sich im Vorfeld früh genug mit der Anmietung einer externen Location beschäftigen. Wichtig ist hierbei neben der Raumkapazität auch die gute Erreichbarkeit für alle Teilnehmenden. Schlussendlich sollte der Besprechungsraum eine Wohlfühlatmosphäre bieten, indem dieser sauber und aufgeräumt ist, und dazu einlädt, sich gemeinsam kreativ zu entfalten.

Unsere Checkliste zum Downloaden

Unsere Besprechungsraum vorbereiten Checkliste hilft Euch Schritt für Schritt bei der Meeting-Vorbereitung und fasst alle wichtigen Punkte noch einmal zusammen. Somit habt Ihr alles im Blick und einem produktiven und erfolgreichen Meeting steht nichts mehr im Wege.

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Dann schaut doch gerne mal bei unserem Eventloft Bonn vorbei! In der Bonner Innenstadt und in direkter Nähe zum Hauptbahnhof gelegen, bietet unser Seminarraum die beste Location für Konferenzen, Tagungen und Business Events aller Art. Die einzigartige Atmosphäre lädt zum kreativ werden ein und bietet Euch eine neue Meeting Umgebung fernab von Eurem Arbeitsplatz.

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Anne Schöneberg

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